Quando gestisci un progetto o un portfolio di progetti, è fondamentale distribuire in modo intelligente le risorse e il carico di lavoro. Senza un’adeguata allocazione delle risorse, i progetti possono sfuggire rapidamente al controllo in termini di spesa e durata.
Che cos’è la pianificazione delle risorse?
La pianificazione delle risorse è la fase di stesura di un business plan, in cui si identificano tutte le risorse in un progetto proposto.
Sembra semplice? No, non lo è.
Per pianificare le risorse, è necessaria la stesura di un riepilogo per la gestione del carico di lavoro, deve esser sufficientemente completo per garantire che tutte le risorse necessarie siano chiaramente identificate. Questo riepilogo ti aiuterà a ottenere il buy-in dal tuo sponsor (o semplicemente dal tuo datore di lavoro) e dal tuo team.
Che cosa sono le risorse?
Le risorse possono essere qualsiasi cosa, dalle apparecchiature, ai locali, alle persone. Ecco un breve elenco di alcune risorse che dovrai identificare durante la pianificazione del tuo progetto:
- Tipo di squadra di cui avrai bisogno
- Ruoli e responsabilità chiave per ogni membro del team
- Numero di persone richieste per ricoprire ogni ruolo
- Di quale attrezzatura avranno bisogno
- Richieste sedi di lavoro o sale riunioni
- Quantità totale di materiale necessaria
Come creare un piano delle risorse
Un piano delle risorse deve:
- Pianificare le date in cui le risorse saranno impiegate. Questo include quando e per quanto tempo avrai bisogno delle persone , il noleggio dell’attrezzatura, l’affitto della sala riunioni ecc.
- Identifica la quantità di risorse richieste per le attività del progetto. Se giornalmente utilizzerai molte risorse, presta molta attenzione a dettagliarle su base giornaliera.
- Raccogli durate ed importi su un calendario o su un diagramma per assicurarti di aver allocato correttamente tutte le risorse, prestando attenzione sia ai “buchi” che alle sovrapposizioni.
Ora tutte queste informazioni vengono incluse, con un processo diviso in tre passaggi: elenco, stima e costruzione. Esaminiamo ciascuno di questi passaggi in modo più dettagliato.
Passaggio 1: elenca le risorse
Annota tutte le diverse risorse di cui avrai bisogno in un elenco puntato o nella colonna di un foglio di calcolo.
Di chi hai bisogno per svolgere tutti i compiti del progetto? Identifica tutti questi ruoli. Specifica se a tempo pieno o part-time.
E per quanto riguarda l’attrezzatura? Fai lo stesso, e identifica tutte le attrezzature necessarie. Tale elenco dovrebbe includere qualsiasi cosa, dalle apparecchiature per ufficio come computer e proiettori fino ad altri dispositivi come gli strumenti di laboratorio o stampanti 3D per la prototipazione.
Il prossimo elemento della lista sono i materiali. Quali sono i materiali non consumabili di cui avrai bisogno per completare le attività del progetto? Possono essere ad esempio materiali necessari per costruire prodotti fisici, prototipi o modellini, materiali come legno, cartone, metallo ecc.
Passaggio 2: stima quante risorse
Ora devi capire di quante delle risorse elencate avrai bisogno durante tutto il ciclo del progetto. Ad esempio, quante ore lavoro ti serviranno per un determinato step del progetto? Suddividile per ruolo. Fai lo stesso per l’attrezzatura. Quante attrezzature saranno necessarie?
Lo stesso vale per il materiale. Stimare la quantità di materiale, in termini di metratura, numero di unità, ecc., sarà necessaria per il progetto. Quanto hardware sarà necessario acquistare? Che caratteristiche dovrà avere? Serviranno licenze software aggiuntive? Spesso sono risorse sottostimate o non prese in considerazione, ma potresti ritrovarti con un membro del team bloccato per banalità come un software inadatto o un hardware limitato.
Stima quanto più accuratamente possibile e inserisci i dati nel tuo database del progetto. Se possibile, cerca di annotare la data in cui sono necessarie le risorse e qual è il tasso di utilizzo giornaliero, settimanale o mensile. Più dati hai, meglio puoi allocare le varie risorse.
Passaggio 3: costruire una pianificazione delle risorse
Utilizza le informazioni raccolte nei primi due passaggi per creare una pianificazione dettagliata delle risorse nel tuo strumento di gestione del carico di lavoro. Dovrai specificare le risorse richieste per completare il progetto, i tempi per il consumo di ciascuna di queste risorse e la quantità di tempo che ciascuna risorsa richiederà a settimana e / o mese.
Quindi si desidera sommare la quantità totale di risorse consumate a settimana e / o mese. Non dimenticare di identificare le ipotesi e i vincoli che ritieni stiano andando a
