Smart working, come gestire il tuo team

Gestisci team di lavoro remoto o smart working? Hai difficoltà ad organizzare efficacemente le loro attività o il loro coinvolgimento?Smart-Working

Sembra che circa l’80-90% dei lavoratori gradisca lavorare in Smart Work. Mentre ai dipendenti offre una maggior flessibilità e azzera i costi di trasporto, le aziende riducono i costi (energia, riscaldamento ecc.) e i rischi (infortuni).

Mentre all’estero è una pratica consolidata, in Italia era frenata dalla sfiducia degli imprenditori e dei dirigenti nei confronti dei propri dipendenti; c’è voluta una pandemia per dare una spinta allo smart working, evidenziando i limiti delle nostre strutture e, forse, della nostra cultura.

Ma i vantaggi del “lavoro a distanza” si sentono soprattutto quando occorre collaborare con persone provenienti da luoghi, fusi orari e, a volte, culture diverse, una gestione che a volte può essere difficile e che richiede una comunicazione efficace. I manager devono adattarsi per superare queste sfide. Utilizzare l’approccio, gli strumenti e i processi giusti può fare la differenza per costruire un team forte ed efficace.

Oggi vorrei condividere alcuni suggerimenti su come tirare fuori il meglio dal tuo team durante lo Smart Working!

Pianifica riunioni con cadenza regolare

Le riunioni sono importanti per mantenere costante il flusso di lavoro e per garantire che tutti siano allineati. Per questo motivo è meglio stabilire una periodicità, occorre fissare un giorno ed un orario ricorrenti, in modo che tutto il team sia coinvolto ed arrivi preparato, ciò rende più efficaci e rapide le riunioni stesse.

Siccome la riunione si svolge condividendo delle schermate, e non sempre è agevole cogliere lo sguardo e la gestualità, la riunione deve esser ben programmata; è opportuno definire e condividere un tool o un template comune da proiettare, definire l’ordine degli argomenti; basterebbe anche un semplice elenco puntato o una tabella con i temi e i relativi responsabili.

Personalmente per i meeting ho utilizzato Zoom e Skype, il primo offre maggiori opzioni sulla condivisione degli schermi, ma richiede di creare conference room ad ogni incontro, il secondo si basa più su chat, quindi una volta creato il gruppo ed effettuata la videoconferenza, la room della chat rimane disponibile per ulteriori conferenze o per lasciare messaggi che saranno visibili a tutti i partecipanti. Recentemente sto adottando Teams che, forse, raccoglie il meglio di entrambi, creerò comunque un articolo dedicato.

Poni degli obiettivi

Una delle cose migliori dello Smart Working, è il fatto che ognuno ha la possibilità seguire un proprio stile di lavoro, può gestire i propri orari e le proprie preferenze, il che consente a tutti di lavorare in modo più efficiente e produttivo! Tuttavia questo aumenta il rischio che il team lavori in modo non allineato, quindi è essenziale, per chi deve gestire gli Smart Workers, di stabilire risultati e obiettivi chiari in modo che le aspettative siano allineate e che i risultati e le prestazioni possano essere chiaramente misurati.

Collegavideo conference

Uno dei falsi miti sullo Smart Working è che non sei davvero in contatto con il tuo team. Secondo recenti sondaggi, i lavoratori remoti hanno rivelato di sentirsi invece più connessi rispetto ai lavoratori in sede. Sono completamente d’accordo! Se ci fate caso, ogni volta che il team si incontra di persona, si instaura un’atmosfera calda e amichevole! E’ bello lavorare da casa, ma è molto più bello poter mantenere una certa socialità, quindi è importante creare periodicamente delle occasioni di incontro, magari per celebrare un successo, il raggiungimento di un obiettivo o anche per una meeting review sono tutti ottime soluzioni per rimanere in contatto!

L’importante è non cadere nell’errore di creare dei “sottogruppi” ed evitare che gli altri si sentano esclusi.

Comunica

Un team di Smart Working produttivo ed efficace deve avere una forte capacità di comunicazione, buoni canali e un gran coinvolgimento. Comprendere le esigenze di una squadra è essenziale. Pertanto è fondamentale organizzare linee guida e regole di comunicazione. Questa interazione costante è molto positiva per il coinvolgimento dei lavoratori e li fa sentire apprezzati. Strumenti come Slack, Whatsapp, Skype (per messaggi rapidi e collegamenti di condivisione), Zoom e Teams (per le videochiamate), Trello (per aggiornamenti sulla gestione del progetto), e-mail (per messaggi più lunghi e formali), Google Drive, sono tutti strumenti che consentono al team di comunicare regolarmente, condividendo aggiornamenti e idee e sentendosi continuativamente connessi. Creare regole vuol dire stabilire cosa usare e come a seconda dell’attività e o del tipo di team.

Sii solidale ed inclusivo

Quando si cerca di aumentare il coinvolgimento, i manager dovrebbero vedere il proprio team come fosse una comunità. Riuscire a trasformare un team in una comunità vuol dire ispirare fiducia, rendere unico l’obiettivo, condividere lo sforzo.

Mostra quindi empatia per le convinzioni di ogni dipendente, ricordati di informarti sulla loro vita e sulla salute dei suoi famigliari e soprattutto supporta il loro successo personale.

Dai il giusto spazio a tutti e, durante i meeting, poni domande e chiedi pareri, terrai viva l’attenzione.

Se un argomento necessita più tempo, chiedi un incontro separato per coinvolgere solo le persone interessate a quell’argomento, ciò eviterà che il meeting diventi noioso e faccia perdere tempo agli altri.

Esci

Smart Working non significa solo stare seduti davanti al computer 40 ore a settimana (se va bene…). Devi pensare sia “remoto” che “locale”. Il lavoro a distanza può essere un’ottima strategia per espandere la tua attività in nuovi mercati. Stimola i tuoi Smart Workers a partecipare ad eventi, incontrare potenziali clienti e fornitori . È importante non estraniarsi dal modo che ci circonda, inoltre alcuni clienti e fornitori prediligono la trattativa e l’incontro fisico, riservando la modalità remota per i casi di estrema necessità.

Pensa ad una presentazione prodotti, solo incontrando fisicamente le persone avrai la sensazione di quale prodotto o argomento sia stato di loro interesse.

Crea un modello di Smart Working

Studia i metodi, cerca e testa i tools più appropriati e poi mostra al team come funziona in pratica lo Smart Working. Dimostrando che Esempio Trellopuoi gestire tutto da posizioni diverse e in momenti diversi, dando un esempio al tuo team. Organizzazione, condivisione e metodo,  devono esser le parole chiave. Ricorda che la flessibilità, deve poi poter confluire in un unico punto cui tutti possano accedere, sia esso la riunione settimanale, che un tool di avanzamento lavori come ad esempio Trello.

Tu devi essere il leader degli strumenti e dell’organizzazione, ma è importante mantenere una mentalità aperta, verso nuove soluzioni, quindi accetta consigli dal tuo team, ascolta i loro suggerimenti e le loro esperienze, magari fatte in altri teams.

Poni le basi della fiducia

Lo Smart Working implica una cultura basata sulla fiducia. Ciò significa avere fiducia che i colleghi agiscano come individui maturi e che possano, con una guida e regole appropriate, fare scelte responsabili su come completare il lavoro. I dipendenti che sentono la tua fiducia tendono ad avere una maggiore lealtà e spesso la volontà di fare il possibile per fornire i migliori risultati. Biasima, invece, chi si approfitta delle tua fiducia, in questo caso è importante puntualizzare che il suo comportamento ha minato danneggiato l’intero gruppo e che ha infranto la fiducia di tutti, non solo del manager.

Gestisci in base ai risultati, non alla presenza

La fiducia fa parte del contesto necessario per la gestione in base ai risultati. Significa non concentrarsi sui colleghi che si presentano e si siedono alla scrivania, ma sulla qualità del loro lavoro. Non devono sserci differenze tra chi sta in sede e chi collabora a distanza. Ciò richiederà in molti casi una pianificazione, una organizzazione e un monitoraggio più sistematici del lavoro. E sapere quali dovrebbero essere gli output e i risultati del lavoro delle varie persone.

Facilita gli accordi di squadra

Quando si modificano i modelli tradizionali di lavoro e si consente una scelta più ampia su come svolgerlo, è importante avere accordi di squadra (una sorta di regolamento) Teamche renda noto a tutti dove e quando si lavora, aggiornando continuamente i calendari e i sistemi di flusso di lavoro, garantendo la disponibilità per i vari tipi di riunioni e video chiamate, mettendo a disposizione degli altri i lavori in corso e segnalando tempestivamente eventuali problematiche. Gli accordi possono anche coprire, quando necessario, questioni come la copertura fisica a rotazione dell’ufficio, e la copertura reciproca del lavoro tra vari membri del team.

In generale, gli accordi dovrebbero cercare di proteggere l’equilibrio tra lavoro e vita privata dei colleghi, dovrebbe esser consentito un certo grado di flessibilità in entrambi le situazioni, a condizione che tutti siano d’accordo e che non si creino abusi.

Costruisci e mantieni l’identità del team

È abbastanza facile per le persone che lavorano regolarmente da remoto o che hanno un diverso schema temporale di lavoro, essere o sentirsi escluse. Occorrono misure che possano supportare il team building e “ancorare” l’identità del team, ad esempio:

  • creare un accordo di squadra, con un forte contributo da parte del team, che comprenda obiettivi collettivi e il principio di lavorare insieme
  • organizzare chiamate e conferenze con regolarità e promuovere una attiva interazione tra i membri del team attraverso tutti i tool e i canali disponibili
  • incoraggiare tutti i membri del team ad aiutarsi a vicenda condividendo il carico di lavoro e le proprie conoscenze
  • segnalare regolarmente i risultati raggiunti dal team, segnalando, ad esempio, il modo in cui il team ha raggiunto gli obiettivi, ciò promuoverà un senso di orgoglio tra i membri.
  • incoraggiare l’innovazione all’interno del team e verificare che le idee vengano condivise
  • Usare tecnologie di social networking per promuovere l’interazione, ma non solo sul lavoro
  • Organizzare azioni congiunte non lavorative, come ad esempio cene o incontri informali, attività sportive o sociali, che contribuiscano a mantenere legate le persone

Risolvi i nuovi problemi, senza tornare alle vecchie soluzioni

I manager devono riuscire a captare i segnali di eventuali problemi, che spesso sono inevitabili quando le persone lavorano con nuove metodologie. Ciò richiede conversazioni sincere con i membri del team per individuare cosa sta o non sta funzionando sui nuovi metodi di lavoro. Potrebbero esserci problemi con il modello di lavoro stesso, problemi tecnici sul lavoro o problemi personali che impediscano il raggiungimento degli obiettivi attesi.

In caso di difficoltà, è importante resistere alla tentazione di ripristinare i vecchi metodi di lavoro, ad es. tornare sul posto di lavoro tradizionale, ritenendo che il team possa essere gestito in modo migliore. Ciò comprometterebbe l’innovazione e la possibilità di lavorare in modo più Smart.

Se il team non fornisce i risultati opportuni senza essere controllati, forse ci sono problemi di più profondi che devono essere affrontati nel modo appropriato, magari potresti esser tu stesso la causa, esamina in modo obiettivo il tuo operato ed il tuo approccio.

Celebra il successo e riconosci gli sforziTarget

Quando vedi i membri del team meno spesso, è importante riconoscere i loro sforzi. Dire “grazie” e “ben fatto” non fa mai male. Se qualcuno lavora fuori dal team, può essere scoraggiante completare un lavoro e non avere risposte. Ed è positivo celebrare il successo, sia per lo sforzo individuale che per i risultati di squadra. Non è necessaria una cerimonia di premiazione, ma solo un feedback positivo quando vi riunite o tramite comunicazioni di squadra precedentemente definite.

Alcuni tools, come ad esempio Trello, comunicano in maniera automatica, ai membri preposti, il raggiungimento di un obiettivo o il completamento di un determinato step, ma questo non basta, niente scalda e inorgoglisce come un “feedback umano”.

 

 

 

 

Pubblicato da steve68

Sono una persona che ama scoprire cosa nuove, documentarsi e approfondire. Nel mio lavoro, sono molto a contatto col pubblico, amo condividere le mie conoscenze con il mio team di lavoro e con le persone con cui collaboro. questo blog nasce per dare un piccolo aiuto a chi, come me, ne vuole sapere di più