Se vuoi smettere di esser schiavo delle email, dovresti esser meno curioso.
Come dicevo nell’articolo di introduzione (qui), smettere di esser schiavo della posta elettronica, ti renderà più produttivo, ecco una delle tattiche da seguire.
Tattica 1 – Sii meno curioso
Per prima cosa, impongo a me stesso di smettere di elaborare la posta continuamente per tutto il giorno. Attenzione ho detto elaborare (cioè leggere, pensare, decidere e rispondere) e non “controllare” (cioè leggere o addirittura vedere solo chi scrive).
Io elaboro le email tre volte al giorno: la mattina presto, dopo pranzo e a fine lavoro, avrai guadagnato parecchie ore di tempo da dedicare al tuo lavoro.
Se non riesci ad importi questa frequenza, allora un trucco è quelli di aumentare i minuti con cui il tuo client scarica la posta, cosa serve che ti avvisi ogni 5 minuti? Impostalo almeno a 2-3 ore, in questo modo riceverai tanti messaggi tutti insieme e non pensare che sia peggio. Noterai che tra i messaggi ci sono quei classici ping-pong tra colleghi e che no di essi ha già risposto, evitandoti di entrare nel loop.
Se hai la possibilità di iniziare la giornata di lavoro 10-15 minuti prima, elaborare la posta elettronica, senza il telefono che squilla, aumenta l’efficienza della tua intera giornata.
Personalmente uso lo smartphone solo per consultare la posta elettronica, verificare che non vi siano messaggi urgenti, riunioni impreviste o annullate. Elaboro solo messaggi veramente critici o urgenti, ma sto molto attento a non cadere nella trappola del ping-pong continuo di messaggi poco importanti o che possono esser rimandati.
Ecco come elaboro le mie email. Innanzitutto mi impongo di essere veloce, comincio
perlustrando i messaggi molto rapidamente, prendendo decisioni a seconda del caso:
- Se un’e-mail è spam o non è nemmeno vicina ad essere rilevante o importante, la cancello immediatamente.
- Se si tratta di un’e-mail a cui posso rispondere rapidamente, invierò un messaggio molto breve di risposta che di solito richiede meno di 5 secondi. Le mie risposte
tendono ad essere solo alcune parole come “OK, ne parleremo al prossimo
incontro “o” Approvato”. L’idea è quella di non perdere tempo con questo tipo di messaggi. - Se è un’e-mail che è molto lunga e complessa e richiede una lettura più attenta, ma
non è urgente, la sposto in una cartella chiamata “Da leggere”, ho anche inserito delle regole automatiche che spostano in apposite cartelle, le newsletter o le pubblicazioni di settore, ecc. (per questo tipo di e-mail ho dedicato da una a due ore sul mio
calendario una volta alla settimana per la lettura). - Se si tratta di una e-mail che richiederà una lunga risposta e, soprattutto, una lunga ricerca o verifiche, lo trasformo in un’attività di Outlook in modo che si presenti sul mio elenco delle cose da fare, ciò mi consente anche di assegnare priorità scadenze ecc.
- se è un messaggio con molti partecipanti, difficile da comprendere o che non riesce a mettere d’accordo tutti, blocco il loop e invito tutti ad una pausa alla macchia del caffè che si trasforma in una breve riunione in piedi (Daily Scrum) che agevola la rapida soluzione di un problema.
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